Subsidie evenementen

Algemeen

Als u een evenement organiseert, heeft u misschien recht op een eenmalige subsidie. De subsidie is bedoeld om u te helpen bij het betalen van de kosten. Beeldbepalende evenementen kunnen een structurele subsidie aanvragen.

Eenmalige subsidie

Voor een eenmalige subsidie gelden de volgende voorwaarden:

  • Uw organisatie is een stichting of vrijwilligersorganisatie
  • Het evenement vind plaats in de gemeente Venlo
  • Het evenement is toegankelijk voor een breed publiek
  • Per dag ontvangt u meer dan 1.500 bezoekers
  • U vraagt de eenmalige subsidie op zijn laatst 8 weken voor het evenement aan

Structurele subsidie

Voor een groot evenement kunt u een structurele subsidie aanvragen voor de duur van 4 jaar. Deze subsidie kunt u aanvragen als het evenement als beeldbepalend is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van gemeente Venlo. Vindt u dat uw evenement voldoet aan de eisen, maar bent u op dit moment geen beeldbepalend evenement? Stuur dan een e-mail naar evenementen@venlo.nl.

Wat u nodig heeft

In het online formulier geeft u antwoord op de volgende vragen:

  • Beschrijf hoe u inwoners en ondernemers in de buurt van het evenement betrekt bij het maken van het plan 
  • Hoeveel bezoekers verwacht u? Hoe zoekt u contact met mogelijke bezoekers? En wat is de demografie van uw publiek?
  • Maakt u gebruik van vrijwilligers? Op welke wijze? Hoe werft u vrijwilligers en hoe beloont u hun inzet?
  • Met welke lokale verenigingen en ondernemers werkt u samen en op welke wijze?
  • Hoe houdt u rekening met kinderen en mensen met een handicap?
  • Welke maatregelen neemt u om het evenement duurzamer te maken?
  • Hoe moedigt u bezoekers aan gezonde keuzes te maken over eten en drank?

U heeft daarbij de volgende documenten nodig:

  • Een projectplan en begroting van de editie waarvoor u subsidie aanvraagt
  • Inzicht in eigen vermogen en bestemmingsreserve.  Dit kunt u laten zien met een jaarrekening of bankafschrift
  • Heeft uw organisatie geen jaarrekening of balans? Vul dan het format 'Eigen vermogen' in en stuur het mee met uw aanvraag.
  • Een marketing-/communicatieplan

Verder nodig bij structurele subsidie

Behalve de eerder genoemde vragen, beantwoordt u ook: 

  • Hoe draagt u bij aan de profilering en acquisitiekracht van Venlo? Bereikt u (inter)nationaal publiek of besteedt u veel aandacht aan de landelijke verspreiding van uw PR?
  • Hoe zijn vernieuwingen en trends op het gebied van evenementen te zien op uw evenement?

Behalve de eerder genoemde documenten heeft u ook nodig:

  • financieel verslag van de vorige editie
  • een duurzaamheidsplan

Verantwoorden en vaststellen

Heeft u in 2023 subsidie ontvangen? Dan moet u hier verantwoording over afleggen. Anders gezegd: bewijzen dat de subsidie terecht is verleend. Dit is de subsidievaststelling.

Wat u moet weten

  • Zorg dat uw aanvraag tot vaststelling voor 1 mei 2024 bij ons binnen is. 
  • Als u meerdere subsidies heeft ontvangen voor diverse activiteiten of projecten, dan vragen we per activiteit een afzonderlijk verslag.
  • Vereiste gegevens:
    • Een overzicht van de activiteiten waar u subsidie voor heeft ontvangen en de uitgaven en inkomsten die hier aan verbonden zijn. (financieel verslag of jaarrekening).
    • Een inhoudelijk verslag van de activiteiten waar u subsidie voor heeft ontvangen. Uit het verslag blijkt in hoeverre de activiteiten zijn uitgevoerd en in hoeverre u aan de verplichtingen heeft voldaan.
    • Eventueel aanvullende eisen zijn opgenomen in de verleningsbeschikking. Controleer dus altijd deze beschikking of hier aanvullende voorwaarden en/of eisen in zijn opgenomen. 
    • Deze vaststellingsprocedure hoeft u alleen te doorlopen wanneer de gemeente u daar op heeft gewezen.