Subsidie evenementen
Algemeen
Als u een evenement organiseert, heeft u misschien recht op een eenmalige subsidie. De subsidie is bedoeld om u te helpen bij het betalen van de kosten. Beeldbepalende evenementen kunnen een structurele subsidie aanvragen.
Eenmalige subsidie
Voor een eenmalige subsidie gelden de volgende voorwaarden:
- Uw organisatie is een stichting of vrijwilligersorganisatie
- Het evenement vind plaats in de gemeente Venlo
- Het evenement is toegankelijk voor een breed publiek
- Per dag ontvangt u meer dan 1.500 bezoekers
- U vraagt de eenmalige subsidie uiterlijk 8 weken voor het evenement aan
Structurele subsidie
Voor een grootschalig evenement kunt u een structurele subsidie aanvragen voor de duur van 4 jaar. Deze subsidie kunt u aanvragen als het evenement als beeldbepalend is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van gemeente Venlo. Vindt u dat uw evenement voldoet aan de criteria, maar bent u op dit moment geen beeldbepalend evenement? Stuur dan een e-mail naar evenementen@venlo.nl.
Wat u nodig heeft
In het online formulier geeft u antwoord op de volgende vragen:
- Beschrijf hoe u omwonenden en ondernemers in de buurt van het evenement betrekt in de planvorming
- Hoeveel bezoekers verwacht u? Hoe benadert u potentiële bezoekers? En wat is de demografie van uw publiek?
- Maakt u gebruik van vrijwilligers? Op welke wijze? Hoe werft u vrijwilligers en hoe beloont u hun inzet?
- Met welke lokale verenigingen en ondernemers werkt u samen en op welke wijze?
- Op welke wijze houdt u rekening met kinderen en minder-validen?
- Welke duurzaamheidsmaatregelen neemt u?
- Hoe stimuleert u dat de bezoeker gezonde keuzes maakt over eten en drank?
U heeft daarbij de volgende documenten nodig:
- Een projectplan en begroting van de editie waarvoor u subsidie aanvraagt
- Inzicht in eigen vermogen en bestemmingsreserve. Dit kunt u laten zien met een jaarrekening of bankafschrift
- Heeft uw organisatie geen jaarrekening of balans? Vul dan het format 'Eigen vermogen' in en stuur het mee met uw aanvraag.
- Een marketing-/communicatieplan
Verder nodig bij structurele subsidie
Behalve de eerder genoemde vragen, beantwoordt u ook:
- Hoe draagt u bij aan de profilering en acquisitiekracht van Venlo? Bereikt u (inter)nationaal publiek of besteedt u veel aandacht aan de landelijke verspreiding van uw PR?
- Op welke wijze zijn vernieuwingen en trends binnen de evenementenbranche zichtbaar op uw evenement?
Behalve de eerder genoemde documenten heeft u ook nodig:
- financieel verslag van de vorige editie
- een duurzaamheidsplan
Verantwoorden en vaststellen
Heeft u in 2023 subsidie ontvangen? Dan moet u hier verantwoording over afleggen. Anders gezegd: bewijzen dat de subsidie terecht is verleend. Dit is de subsidievaststelling.
Wat u moet weten
- Zorg dat uw aanvraag tot vaststelling voor 1 mei 2024 bij ons binnen is.
- Als u meerdere subsidies heeft ontvangen voor diverse activiteiten of projecten, dan vragen we per activiteit een afzonderlijk verslag.
- Vereiste gegevens:
- Een overzicht van de activiteiten waar u subsidie voor heeft ontvangen en de uitgaven en inkomsten die hier aan verbonden zijn. (financieel verslag of jaarrekening).
- Een inhoudelijk verslag van de activiteiten waar u subsidie voor heeft ontvangen. Uit het verslag blijkt in hoeverre de activiteiten zijn uitgevoerd en in hoeverre u aan de verplichtingen heeft voldaan.
- Eventueel aanvullende eisen zijn opgenomen in de verleningsbeschikking. Controleer dus altijd deze beschikking of hier aanvullende voorwaarden en/of eisen in zijn opgenomen.
- Deze vaststellingsprocedure hoeft u alleen te doorlopen wanneer de gemeente u daar op heeft gewezen.