Stappenplan organiseren evenement

Wilt u een evenement organiseren in de gemeente Venlo? Er zijn verschillende regels en voorwaarden om ervoor te zorgen dat het evenement goed en veilig verloopt.

Melden of vergunning aanvragen?

Melden

Voor sommige evenementen is geen vergunning nodig. Dan is het voldoende om alleen een melding te doen. Zoals een kleinschalige braderie, optocht, buurtfeest, communie of herdenking. Het evenement mag dan niet langer dan 2 aaneengesloten dagen duren.

  • Een melding over een klein evenement moet 3 weken voor aanvang van het evenement ingediend worden
  • U krijgt géén toestemming voor een evenement als er voor de plaats en de tijd dat u het evenement wilt organiseren al toestemming is gegeven voor een ander evenement.

Vergunning

U moet een vergunning aanvragen als er sprake is van één of meer van de volgende situaties:

  • Er zijn 200 of meer personen tegelijk aanwezig en er wordt alcohol tegen betaling geschonken
  • Er zijn 1000 of meer personen tegelijk aanwezig en er wordt géén alcohol tegen betaling geschonken
  • De totale oppervlakte van de tijdelijke bouwsels en constructies, zoals een tent of podium, is 200 m2 of meer
  • Het evenement vindt plaats in het Julianapark of op de Markt in Venlo
  • Het evenement duurt langer dan 2 dagen
  • Het nodig is om doorgaande wegen af te sluiten voor het evenement.

Heeft u hulp nodig bij het aanvragen van een vergunning voor een evenement? Of wilt u meer weten over wet- en regelgeving? Neem contact op met Event Support. 

Aanvragen of melden

Categorieën voor evenementen

Er zijn vier categorieën voor vergunningen voor evenementen:

  • Melding
  • Laag risico (A-evenement)
  • Gemiddeld risico (B-evenement)
  • Hoog risico (C-evenement)

Uitleg categorieën

Evenementen in deze categorie brengen geringe risico’s met zich mee. Ze zijn vaak kleinschalig. Melding doen van het evenement is voldoende. 

Voorwaarden​

  • Geef de melding minimaal 3 weken voor het evenement door.
  • U moet zich houden aan de algemene regels.
  • Er is geen hinder voor de omgeving en het verkeer.

Voorbeeld​en

kleinschalige braderie, optocht, buurt- of straatfeest, communie of herdenking.

Evenementen in deze categorie brengen weinig risico’s met zich mee.

U moet documenten meesturen bij een vergunningaanvraag. Bekijk welke documenten dat zijn en wat u nodig heeft.

Voorwaarden​

  • Geef de volledige vergunningsaanvraag minimaal 12 weken voor het evenement door.
  • Er is geen uitgebreide voorbereiding of uitvoering nodig.
  • Er is advies nodig van specialisten of hulpdiensten.

Voorbeeld​en

Braderie, kleine muziekvoorstelling, kleine sportevenementen 

Deze evenementen brengen risico’s met zich mee. 

U moet documenten meesturen bij een vergunningaanvraag. Bekijk welke documenten dat zijn en wat u nodig heeft.

Voorwaarden​

  • Overleg uiterlijk 20 weken voor het evenement met de gemeente over het evenement.
  • Geef de volledige vergunningsaanvraag minimaal 12 weken van tevoren door.
  • Eén of meer diensten op het gebied van veiligheid en gezondheid zijn betrokken bij de voorbereiding en uitvoering.
  • Advisering van specialisten en hulpdiensten is noodzakelijk.

Voorbeelden

Optochten, kermissen en bier- of wijnfestival 

Deze evenementen brengen meerdere risico’s met zich mee. Deze evenementen zijn meestal bekend in de regio of landelijk. Ook evenementen waarbij belangrijke wegen worden afgesloten vallen in deze categorie.​

U moet documenten meesturen bij een vergunningaanvraag. Bekijk welke documenten dat zijn en wat u nodig heeft.

Voorwaarden

  • Overleg uiterlijk 20 weken voor het evenement met de gemeente over het evenement.
  • Geef de volledige vergunningsaanvraag minimaal 12 weken van tevoren door.
  • Eén of meer diensten op het gebied van veiligheid en gezondheid zijn betrokken bij de voorbereiding en uitvoering.
  • Er is veel afstemming nodig, bijvoorbeeld met veiligheidsdiensten.

Voorbeeld​en

Zomerparkfeest, Venloop, Stereo Sunday 

Stappenplan

Bij elk evenement hoort een stappenplan. Wij kijken samen met u wat er nodig is.

  • Vraag uw evenementenvergunning online aan
  • Geef uw melding online door

Aanvragen of melden

  • De gemeente bekijkt uw aanvraag. Ook bekijken we de risico’s van het evenement. Dit doen we op basis van belangrijke gegevens. Zoals bijvoorbeeld het aantal bezoekers en de activiteiten. Dan delen we het evenement in in categorie A, B of C.
  • Bij nieuwe evenementen is er vaak een intakegesprek. Wij nodigen u hiervoor uit. Tijdens dit gesprek geeft u de gemeente en hulpdiensten meer informatie over het evenement.
  • Bij A-evenementen maken we geen scenario-analyse. 
  • Bij B-evenementen maken we alleen een scenarioanalyse als het nodig is om de veiligheid te verbeteren. 
  • Bij C-evenementen zijn we verplicht om een scenarioanalyse te maken. Deze analyse laat zien welke risico’s er zijn. En welke maatregelen nodig zijn om het veilig te houden. Deze maatregelen staan in de vergunning en het calamiteitenplan. 
  • Na het intakegesprek (en de scenario-analyse bij B- en C-evenementen) bespreken we belangrijke punten in themaoverleggen. Bijvoorbeeld over verkeersveiligheid bij de Venloop. 
  • Organisaties en hulpdiensten die helpen met de veiligheid tijdens het evenement doen mee aan deze overleggen. 
  • U levert uw definitieve documenten in op de afgesproken deadline. Na het inleveren kunt u niets meer veranderen aan het plan. 
  • Bij risicovolle evenementen wordt de burgemeester persoonlijk geïnformeerd voordat de vergunning wordt verleend.  
  • Deze stap geldt alleen voor C- en sommige B-evenementen. 
  • Keurt de gemeente samen met andere partijen het plan goed? Dan krijgt u de vergunning. 
  • In de vergunning staan voorwaarden en regels die u moet volgen.  
  • De gemeente organiseert een doorleefsessie voor u als organisator en hulpdiensten. Daarin bespreken we de risico’s en calamiteiten die kunnen gebeuren. Dit helpt u als organisator om beter te begrijpen hoe u met risico’s om kunt gaan tijdens het evenement. 
  • Deze stap geldt alleen voor C- en sommige B-evenementen. 
  • Soms is een laatste overleg nodig. Daarin bespreekt u samen met de gemeente, de veiligheidsdiensten en andere partijen de laatste details van het evenement. 
  • Deze stap geldt alleen voor C- en sommige A en B-evenementen.
  • Kort voor het evenement controleren we het terrein. We kijken dan of alles volgens de vergunning is ingericht. Kabels moeten goed weggewerkt zijn en de vluchtroutes moeten vrij blijven voor de hulpdiensten. Na de controle kunnen we nog laatste aanpassingen doen. 
  • Deze stap geldt altijd voor C-evenementen. En soms voor A- en B-evenementen.
  • Na afloop van het evenement is er een evaluatie met alle partijen. Uit de evaluatie komen aandachtspunten. Hiermee kunt u rekening houden als u het evenement nog een keer organiseert. 
  • Deze stap geldt altijd voor C-evenementen. En soms voor A- en B-evenementen.