Instructie subsidieaanvraag

Een subsidie is een (tijdelijke) bijdrage om activiteiten te stimuleren die zonder een bijdrage niet voor de hand liggen of van de grond (zullen) komen. Met subsidies stimuleert de gemeente organisaties in de samenleving bij te dragen aan het behalen van onze doelen en ambities. Hieronder leest u alles wat u moet weten om een structurele of eenmalige subsidie aan te vragen.

Vormen van subsidies

Gemeente Venlo maakt onderscheid tussen twee vormen van subsidie:

  • Structurele subsidie: een bijdrage voor activiteiten die structureel van aard zijn, zoals het jaarlijks organiseren van een Sinterklaasoptocht.
  • Eenmalige subsidie: een bijdrage voor activiteiten met een tijdelijk karakter, zoals een eenmalige voorstelling of project.

Subsidie aanvragen

U moet een subsidie online aanvragen.
Aan de aanvraag voegt u tenminste de onderstaande informatie toe als bijlagen:

  • een activiteitenplan
  • een beschrijving van de doelen en resultaten die u wilt bereiken, en hoe de activiteiten daarin bijdragen. Dit verloopt via het online aanvraagformulier
  • een begroting met dekkingsplan: hoe denkt u deze activiteiten te gaan financieren
  • inzicht in uw eigen vermogen middels een jaarrekening of balans
  • wanneer van toepassing een aanvullend aanvraagformulier (middels een apart format) om uw aanvraag inhoudelijk te duiden

Vraagt u voor het eerst subsidie aan?

Voeg dan ook de volgende documenten toe:

  • exemplaar van de oprichtingsakte of de statuten
  • kopie van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel
  • opgave van bestuurssamenstelling en wanneer van toepassing een jaarverslag
  • jaarrekening of balans van het voorgaande jaar

Wanneer u moet aanvragen

Voor de structurele en incidentele subsidies gelden andere termijnen voor het aanvragen.

  • Aanvraag van een structurele subsidie 2023:  voor 2023 kunt u geen structurele subsidie meer aanvragen. 
  • Aanvraag van een structurele subsidie 2024: vóór 1 oktober 2023. U ontvangt uiterlijk 31 december 2023 bericht over uw subsidieaanvraag 2024.
  • Aanvraag van een eenmalige subsidie: minimaal 8 weken voordat u begint met de activiteiten.
    U ontvangt binnen 8 weken bericht over uw subsidieaanvraag. Uitzondering hierop zijn de eenmalige innovatiesubsidies binnen het cluster Sport en Sociale Basis. Deze moet u ook vóór 1 oktober 2023 aanvragen.

Hoe we aanvragen beoordelen

De gemeente beoordeelt ingekomen subsidieaanvragen aan de hand van geldende wet- en regelgeving. Zoals de Algemene wet bestuursrecht, de Algemene subsidieverordening en de door het college vastgestelde subsidieregels. In de Algemene subsidieverordening en de subsidieregels staan onder andere de voorwaarden en kaders waaraan een subsidieaanvraag moet voldoen.

Veelgestelde vragen

We kennen een subsidie vooraf toe met een subsidiebeschikking. Dit noemen we de verlening. In mei van het opvolgend subsidiejaar moet u zich verantwoorden over de inzet van de verleende subsidie. Dit noemen we de verantwoording. Aan de hand van deze informatie stellen we de subsidie definitief vast, dit noemen we de subsidievaststelling. Wanneer activiteiten niet zijn uitgevoerd kan de gemeente de subsidie terugvorderen. In de beschikking over de subsidieverlening is opgenomen óf en hoe u een aanvraag tot vaststelling moet doen.

De afzonderlijke subsidieregel schrijft voor hoe de gemeente de subsidiemiddelen verdeelt wanneer het subsidieplafond wordt bereikt. Vaak verdelen we de subsidiemiddelen evenredig over alle toegekende aanvragen. Incidentele subsidies kennen we toe in volgorde van binnenkomst totdat het subsidieplafond is bereikt.

De looptijd van een begroting volgt niet altijd een kalenderjaar, maar soms ook een seizoen. Dit is geen probleem, als bij de aanvraag de meest recent vastgestelde begroting (door de Algemene Ledenvergadering of het bestuur) is toegevoegd.

Met het eigen vermogen bedoelen we alle bezittingen minus de schulden. Dit betekent dat ook gebouwen of uniformen die in beheer zijn van de organisatie onderdeel zijn van het eigen vermogen. De waarde van deze bezittingen moeten dus ook zichtbaar zijn. Vaak is uw eigen vermogen opgenomen in de jaarrekening of balans. Het bestaat uit de algemene reserve en eventuele bestemmingsreserves.

Een organisatie treft vaak voorzieningen of bestemmingsreserves om bepaalde bezittingen op den duur te vervangen, zoals uniformen of instrumenten. Vermogensbestandsdelen waarvoor een door het bestuur vastgestelde bestemming is gegeven voorzien van een plan en tijdsplanning zijn uitgezonderd als onderdeel van het eigen vermogen.

Wanneer uw organisatie geen jaarrekening of balans opstelt, kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij de gemeente. Deze informatie is ook terug te vinden op de pagina Subsidies.

In het activiteitenplan staat welke activiteiten de organisatie het komende (subsidie)jaar van plan is om uit te voeren. Deze activiteiten sluiten aan bij de doelstellingen en resultaten van de subsidieaanvraag. Deze doelstellingen en resultaten omschrijft u over het algemeen in het online aanvraagformulier. Wanneer dit niet het geval is, moet u deze in uw activiteitenplan opnemen. 

Wanneer u aantoonbaar kunt maken dat u op meerdere beleidsvelden actief bent, kunt ook voor meerdere beleidsvelden een subsidieaanvraag indienen. De subsidieregels sluiten elkaar namelijk niet uit.

Als u deel uitmaakt van een omni-vereniging en actief bent op meerdere beleidsvelden kunt u ook voor meerdere beleidsvelden een subsidieaanvraag indienen. Let op: u komt slechts eenmaal in aanmerking voor een tegemoetkoming in de organisatiekosten.

Een project is onderdeel van een totale jaarbegroting van een organisatie. Voor de subsidies onder Toerisme en recreatie geldt dat de toets op het eigen vermogen plaatsvindt op de totale jaarbegroting en niet op de projectbegroting. Deze laatste is immers een afgeleide van de totale begroting. Een rekenvoorbeeld: uw organisatie heeft een totale begroting van € 200.000,-. Het project waar u subsidie aanvraagt heeft een omvang van € 65.000,-. Uw eigen vermogen is € 73.000,-. De toets op het eigen vermogen (€ 73.000,-) vindt plaats op uw totale jaarbegroting (€ 200.000,-). Uw eigen vermogen overschrijdt in dit rekenvoorbeeld dus niet de gestelde 100%.

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kunt u binnen zes weken (na dagtekening van de brief over de subsidieverlening) bezwaar aantekenen. U stuurt uw bezwaar naar: Burgemeester en wethouders van Venlo, Postbus 3434, 5902 RK Venlo. Het bezwaar moet ondertekend zijn door de persoon die volgens uw eigen statuten bevoegd is om te ondertekenen.